Service Etat Civil
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Question-réponse
Comment conserver ses papiers : support papier ou électronique ?
Vérifié le 01/03/2021 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)
Cela dépend si l'original du document est sous forme papier ou sous forme électronique.
Si l'original du document est sous forme papier et vous a été transmis par courrier ou remis en main propre, il est conseillé de le conserver sous forme papier.
Exemple
Quittance de loyer, contrat d'assurance, diplôme.
En effet, si vous numérisez (scan, photo) ou photocopiez un document original papier, la version électronique/photocopiée a valeur uniquement de copie.
Or, même si une copie fiable peut servir de preuve, l'administration peut toujours exiger la présentation du document original.
La durée de conservation varie selon le type de document.
Si l'original du document est numérique et vous a été transmis par courrier électronique ou mis à disposition sur un site internet, il est conseillé de le conserver sous forme numérique.
Exemple
Relevé de compte bancaire, facture d'énergie ou d'accès à internet, avis d'imposition.
En effet, si vous imprimez ce document, la version papier a valeur uniquement de copie.
La durée de conservation d'un document électronique est identique à celle d'un document papier. Elle varie selon le type de document.
À savoir
un écrit électronique a la même valeur juridique qu'un écrit papier si la personne signataire est identifiée et si le document est établi et conservé de manière à ne pas être détérioré. En pratique, la signature électronique permet d'identifier la personne signataire de l'acte.
Et aussi
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Durée de conservation des papiers
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Copie certifiée conforme d'un document administratif
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